Evenement organiseren

De gemeente Huizen wil evenementen stimuleren en organisaties bijstaan met raad en daad. Voorwaarde is wel dat de openbare orde en veiligheid wordt gewaarborgd en dat de overlast minimaal is. Daarom bent u bij grote evenementen verplicht om een evenementenvergunning aan te vragen. Bij kleine evenementen is een melding voldoende. In beide gevallen meldt u het evenement eerst aan voor de evenementenkalender.

Aanmelden evenement voor evenementenkalender

U wilt een evenement organiseren, zoals een braderie, kermis, optocht of festival. Meld uw evenement eerst online aan voor de evenementenkalender. Gebruik daarvoor ons formulier:

DigiDEvenement aanmelden voor evenementenkalender

Nadat het evenement op de kalender is geplaatst, heeft u voor groot evenement een vergunning nodig. Voor kleine evenementen zoals een buurtbarbecue of straatfeest doet u alleen een melding.

Klein evenement

Geen vergunning, wel melding!

Als u een evenement organiseert met minder dan 100 deelnemers of bezoekers en het evenement vindt op één dag plaats, dan volstaat een melding. Bijvoorbeeld een buurt- of straatfeest, barbecue, braderie, optocht of plechtigheid waarbij maximaal 100 bezoekers of deelnemers aanwezig zijn.

DigiDOnline meldingsformulier kleine evenementen

Voorwaarden

  • U meldt het evenement minstens tien dagen voor de geplande datum bij de gemeente.
  • Het evenement vindt plaats tussen 09.00 uur en 24.00 uur. Na 23.00 uur mag er geen muziek meer te horen zijn.
  • U mag het verkeer niet hinderen.
  • Het evenement moet – uiteraard – voldoen aan de brandveiligheidseisen.
  • Voor het schenken van zwak alcoholhoudende drank heeft u een ontheffing alcohol nodig van de burgemeester. Dit vraagt u aan met het aanvraagformulier ontheffing alcohol bij evenement. Het ingevulde formulier mailt u naar team Vergunningen: omgeving@huizen.nl.

In de beleidsregel voor kleine evenementen staat nauwkeurig beschreven wat onder een kleinschalig evenement wordt verstaan.

Groot evenement

Vergunning aanvragen

Voldoet het evenement dat u wilt organiseren niet aan de voorwaarden voor een klein evenement, dan is dit in de regel een groot evenement. Hiervoor vraagt u een evenementenvergunning aan. Gaat u tijdens het evenement alcohol schenken, dan kunt u een ontheffing alcohol aanvragen voor het schenken van zwak alcoholhoudende drank. (De documenten die u nodig heeft voor de aanvraag, staan onderaan deze pagina).

Voor het aanvragen van een evenementenvergunning gebruikt u ons formulier:

DigiDEvenementenvergunning aanvragen

Met uw aanvraag stuurt u mee:

  • Kopie legitimatiebewijs aanvrager (verplicht)
  • Gedetailleerde plattegrond evenementlocatie op schaal 1:500 (verplicht, op de tekening moeten in elk geval staan: alle te plaatsen objecten, inclusief hekken, tenten en aggregaten, wegafsluitingen, aangewezen parkeerterreinen, taxistandplaatsen, locaties verkeersregelaars, brandblussers, nooduitgangsen en noodverlichting en vluchtwegaanduidingen)
  • Draaiboek/programma
  • Veiligheids- en calamiteitenplan
  • Verkeersplan (zie verderop deze pagina voor een stappenplan voor het opstellen van een verkeersplan)
  • Kopie uittreksel Kamer van Koophandel
  • Certificaten en tekeningen tijdelijke bouwwerken (bijv. tent, overkapping)
  • Toestemming grondeigenaar
  • Informatiebrief bewoners en bedrijven
  • Namenlijst en gegevens verkeersregelaars
  • Verklaring(en) Sociale hygiëne
  • Legitimatiebewijs leidinggevenden alcoholverstrekking

Vroegtijdig aanvragen

Zorgt dat u uw aanvraag in een vroeg stadium doet. U kunt uw plannen verder concreet maken in overleg met een vertegenwoordiger van het evenemententeam. Op basis daarvan wordt een eerste inschatting van de risico’s gemaakt en hoort u welke documenten nodig zijn om uw aanvraag in behandeling te nemen.

Vergunning aanvragen duurt 8-12 weken

Hou er rekening mee dat een vergunning aanvragen tot twaalf weken kan duren. Voor evenementen uit de regionale evenementenkalender moet de aanvraag minimaal twaalf weken voor aanvang van het evenement bij de gemeente zijn ingediend. Dat geldt voor de complete aanvraag, inclusief veiligheidsplan, calamiteitenplan en inrichtingstekeningen.

Veiligheids- en calamiteitenplan

Voor sommige – grootschalige – evenementen moet ook een veiligheids- en calamiteitenplan worden opgesteld en ingediend. Of zo’n plan vereist is, hangt af van de risico-inschatting door de gemeente.

Advies van andere partijen

Bij het beoordelen van een aanvraag vragen wij regelmatig advies van andere partijen. Een belangrijke partij hierin is GHOR Gooi en Vechtstreek. Zij geven geneeskundig advies bij publieksevenementen. Het kan voor u handig zijn om de flyer van GHOR alvast door te nemen.

Meer informatie

Wilt u meer uitleg over hoe u een groot evenement in Huizen kunt organiseren en wat hier allemaal bij komt kijken? Bekijk dan de pagina uitleg bij aanvraag groot evenement.

Stappenplan voor het maken van een verkeersplan

Voor bepaalde evenementen moet u een verkeersplan aanleveren bij de aanvraag van een vergunning. Om u daarbij te helpen, hebben wij hiervoor een stappenplan gemaakt en een PowerPoint-bestand waarin u uw verkeersplan kunt maken: 

Lees daarbij goed de uitleg in het stappenplan. De meeste informatie vindt u ook hieronder terug.

Wanneer wel of niet een verkeersplan

Gaat u tijdens uw evenement wegen afsluiten, verkeersregelaars inzetten of heeft uw evenement een hoog bezoekersaantal? Dan zult u een verkeersplan en verkeerstekening bij uw aanvraag evenementenvergunning moeten toevoegen.

U maakt wel een verkeersplan bij evenementen zoals: kermis, Huizerdag, Oldtimerdag, Sinterklaasintocht, Harleydag, Bommetje, 4/5 mei en Koningsdag.

U hoeft geen verkeersplan te maken bij evenementen als een buurtbarbecue, -feest of -bijeenkomst, een kleine eendaagse sport- of spelactiviteit met maximaal 100 mensen en een evenement in een gebouw.

Volg deze stappen voor het maken van uw eigen verkeersplan:

  1. Bekijk het gebied op Google Maps, Openstreetmap, PDOK
  2. Maak een afbeelding/screenshot van het gebied en de ruimte er omheen
  3. Voeg de afbeelding toe op het format
  4. Voeg eventuele wegafsluiting toe met een vak
  5. Voeg eventuele verkeersborden toe op de plek waar dat nodig is (afbeeldingen kunt u downloaden via verkeersborden)
  6. Voeg eventuele verkeersregelaars toe met het verkeersregelaars figuur
  7. Voeg eventuele omleidingsroute toe met lijnen
  8. Voeg eventuele toelichtingen toe

Als u verkeersregelaars nodig hebt, meldt u doe aan via: verkeersregelaarsexamen.nl.

Checklist

Heeft u het verkeersplan gemaakt? Check deze goed:

  • De kaart is leesbaar?
  • Afzettingen zijn getekend?
  • Alle borden zijn toegevoegd?
  • Eventuele omleidingsroute zijn toegevoegd?
  • Eventuele verkeersregelaars zijn toegevoegd?
  • Eventuele toelichting is toegevoegd?

Als uw alles heeft gecheckt, slaat u het document op als PDF en stuurt u deze mee met uw aanvraag.

Vuurwerk

Voor het afsteken van vuurwerk tijdens evenementen heeft u een vergunning nodig.

Documenten

Een document downloaden en openen

Een pdf-bestand kunt u openen in verschillende PDF-lezers, zoals Adobe Reader.

Heeft u gevonden wat u zocht?