Evenement organiseren

Klein evenement

Geen vergunning, wel melding!

Als u een evenement organiseert met minder dan 100 deelnemers of bezoekers en het evenement vindt op één dag plaats, dan volstaat een melding. Bijvoorbeeld een buurt- of straatfeest, barbecue, braderie, optocht of plechtigheid waarbij maximaal 100 bezoekers of deelnemers aanwezig zijn.

Online meldingsformulier kleine evenementen

Voorwaarden

• U meldt het evenement minstens tien dagen voor de geplande datum bij de gemeente.
• Het evenement vindt plaats tussen 09.00 uur en 24.00 uur. Na 23.00 uur mag er geen muziek meer te horen zijn.
• U mag het verkeer niet hinderen.
• Het evenement moet – uiteraard – voldoen aan de brandveiligheidseisen.
• Voor het schenken van zwak alcoholhoudende drank heeft u een ontheffing alcohol nodig van de burgemeester. Dit vraagt u aan met het aanvraagformulier ontheffing alcohol bij evenement. Het ingevulde formulier mailt u naar team Vergunningen: omgeving@huizen.nl.

In de beleidsregel voor kleine evenementen staat nauwkeurig beschreven wat onder een kleinschalig evenement wordt verstaan.

Groot evenement

Vergunning aanvragen

Voldoet het evenement dat u wilt organiseren niet aan de voorwaarden voor een klein evenement, dan is dit in de regel een groot evenement. Hiervoor vraagt u een evenementenvergunning aan. Gaat u tijdens het evenement alcohol schenken, dan kunt u een ontheffing alcohol aanvragen voor het schenken van zwak alcoholhoudende drank. (De documenten die u nodig heeft voor de aanvraag, staan onderaan deze pagina).

Voor het aanvragen van een evenementenvergunning gebruikt u ons formulier:

Evenementenvergunning aanvragen

Met uw aanvraag stuurt u mee:

• Kopie legitimatiebewijs aanvrager (verplicht)
• Gedetailleerde plattegrond evenementlocatie op schaal 1:500 (verplicht, op de tekening moeten in elk geval staan: alle te plaatsen objecten, inclusief hekken, tenten en aggregaten, wegafsluitingen, aangewezen parkeerterreinen, taxistandplaatsen, locaties verkeersregelaars, brandblussers, nooduitgangsen en noodverlichting en vluchtwegaanduidingen)
• Draaiboek/programma
• Veiligheids- en calamiteitenplan
• Verkeersplan
• Kopie uittreksel Kamer van Koophandel
• Certificaten en tekeningen tijdelijke bouwwerken (bijv. tent, overkapping)
• Toestemming grondeigenaar
• Informatiebrief bewoners en bedrijven
• Namenlijst en gegevens verkeersregelaars
• Verklaring(en) Sociale hygiëne
• Legitimatiebewijs leidinggevenden alcoholverstrekking

Vroegtijdig aanvragen

Zorgt dat u uw aanvraag in een vroeg stadium doet. U kunt uw plannen verder concreet maken in overleg met een vertegenwoordiger van het evenemententeam. Op basis daarvan wordt een eerste inschatting van de risico’s gemaakt en hoort u welke documenten nodig zijn om uw aanvraag in behandeling te nemen.

Vergunning aanvragen duurt 8-12 weken

Hou er rekening mee dat een vergunning aanvragen tot twaalf weken kan duren. Voor evenementen uit de regionale evenementenkalender moet de aanvraag minimaal twaalf weken voor aanvang van het evenement bij de gemeente zijn ingediend. Dat geldt voor de complete aanvraag, inclusief veiligheidsplan, calamiteitenplan en inrichtingstekeningen.

Veiligheids- en calamiteitenplan

Voor sommige – grootschalige – evenementen moet ook een veiligheids- en calamiteitenplan worden opgesteld en ingediend. Of zo’n plan vereist is, hangt af van de risico-inschatting door de gemeente.

Advies van andere partijen

Bij het beoordelen van een aanvraag vragen wij regelmatig advies van andere partijen. Een belangrijke partij hierin is GHOR Gooi en Vechtstreek. Zij geven geneeskundig advies bij publieksevenementen. Het kan voor u handig zijn om de flyer van GHOR alvast door te nemen.

Meer informatie

Wilt u meer uitleg over hoe u een groot evenement in Huizen kunt organiseren en wat hier allemaal bij komt kijken? Bekijk dan de pagina uitleg bij aanvraag groot evenement.

Vuurwerk

Voor het afsteken van vuurwerk tijdens evenementen heeft u een vergunning nodig.