Evenement organiseren

Klein evenement

Geen vergunning, wel melding

Organiseert u een evenement voor maximaal 100 personen? Bijvoorbeeld een buurt- of straatfeest, barbecue, braderie, optocht of plechtigheid waarbij maximaal 100 bezoekers of deelnemers aanwezig zijn. Vindt het plaats op één dag en voldoet uw evenement aan de andere voorwaarden? Dan is een melding voldoende. Meld het evenement minimaal 14 dagen vóór het evenement bij de gemeente.

Privéfeest? Geen melding of vergunning nodig 

Voor een besloten feest op privéterrein hoeft u geen melding te maken of vergunning aan te vragen. We vragen u rekening te houden met de omgeving en omwonenden actief te informeren over het feest. Vermeld daarbij een telefoonnummer dat gebeld kan worden bij vragen of opmerkingen. 

Melding doen van een klein evenement

Gebruik voor het melden ons formulier. Wij hebben bij uw melding nodig:

• Een situatietekening/plattegrond met alle te plaatsen objecten
• Draaiboek
• Indien van toepassing, toestemming van de eigenaar van de grond waar het evenement gehouden wordt

Online meldingsformulier kleine evenementen

Omschrijving en voorwaarden klein evenement

• Het evenement wordt minstens veertien dagen voor de geplande datum bij de gemeente gemeld via het online meldingsformulier
• Het evenement vindt plaats tussen 09.00 uur en 24.00 uur
• Er geen muziek ten gehore wordt gebracht tussen 23.00 uur en 09.00 uur
• Slechts klein objecten worden geplaatst met een oppervlakte van maximaal 25m² per object
• Tijdens het evenement is de organisator aanwezig en telefonisch bereikbaar
• Buurtbewoners worden tijdig door de organisator geïnformeerd over het evenement
• Er wordt geen alcoholhoudende drank verkocht tijdens het evenement
• Geen belemmeringen voor het wegverkeer en de hulpdiensten wordt veroorzaakt
• U mag het verkeer niet hinderen
• Het evenement moet voldoen aan de brandveiligheidseisen
• In de beleidsregel voor kleine evenementen staat nauwkeurig beschreven wat onder een kleinschalig evenement wordt verstaan

Kosten

Aan de melding van een vergunningvrij evenement zijn geen kosten verbonden. 

Na uw melding 

1. De gemeente bekijkt of uw melding aan de voorwaarden voldoet.
2. Wilt u een straat afsluiten? Dan kijken wij naar de gevolgen voor verkeer, de hulpdiensten en openbaar vervoer.
3. U krijgt zo snel mogelijk een bevestiging. Als uw melding niet aan de voorwaarden voldoet, vragen wij u alsnog  een evenementenvergunning aan te vragen.

Groot evenement

Vergunning aanvragen

Voldoet het evenement dat u wilt organiseren niet aan de voorwaarden voor een klein evenement, dan is dit in de regel een groot evenement. Hiervoor vraagt u een evenementenvergunning aan. Gaat u tijdens het evenement alcohol schenken, dan kunt u een ontheffing alcohol aanvragen voor het schenken van zwak alcoholhoudende drank. (De documenten die u nodig heeft voor de aanvraag, staan onderaan deze pagina).

Voor het aanvragen van een evenementenvergunning gebruikt u ons formulier:

Evenementenvergunning aanvragen

Met uw aanvraag stuurt u mee:

• Kopie legitimatiebewijs aanvrager (verplicht)
• Gedetailleerde plattegrond evenementlocatie op schaal 1:500 (verplicht, op de tekening moeten in elk geval staan: alle te plaatsen objecten, inclusief hekken, tenten en aggregaten, wegafsluitingen, aangewezen parkeerterreinen, taxistandplaatsen, locaties verkeersregelaars, brandblussers, nooduitgangsen en noodverlichting en vluchtwegaanduidingen)
• Draaiboek/programma
• Veiligheids- en calamiteitenplan
• Verkeersplan (zie verderop deze pagina voor een stappenplan voor het opstellen van een verkeersplan)
• Kopie uittreksel Kamer van Koophandel
• Certificaten en tekeningen tijdelijke bouwwerken (bijv. tent, overkapping)
• Toestemming grondeigenaar
• Informatiebrief bewoners en bedrijven
• Namenlijst en gegevens verkeersregelaars
• Verklaring(en) Sociale hygiëne
• Legitimatiebewijs leidinggevenden alcoholverstrekking

Vroegtijdig aanvragen

Zorgt dat u uw aanvraag in een vroeg stadium doet. U kunt uw plannen verder concreet maken in overleg met een vertegenwoordiger van het evenemententeam. Op basis daarvan wordt een eerste inschatting van de risico’s gemaakt en hoort u welke documenten nodig zijn om uw aanvraag in behandeling te nemen.

Vergunning aanvragen duurt 8-12 weken

Hou er rekening mee dat een vergunning aanvragen tot twaalf weken kan duren. Voor evenementen uit de regionale evenementenkalender moet de aanvraag minimaal twaalf weken voor aanvang van het evenement bij de gemeente zijn ingediend. Dat geldt voor de complete aanvraag, inclusief veiligheidsplan, calamiteitenplan en inrichtingstekeningen.

Veiligheids- en calamiteitenplan

Voor sommige – grootschalige – evenementen moet ook een veiligheids- en calamiteitenplan worden opgesteld en ingediend. Of zo’n plan vereist is, hangt af van de risico-inschatting door de gemeente.

Advies van andere partijen

Bij het beoordelen van een aanvraag vragen wij regelmatig advies van andere partijen. Een belangrijke partij hierin is GHOR Gooi en Vechtstreek. Zij geven geneeskundig advies bij publieksevenementen. Het kan voor u handig zijn om de flyer van GHOR alvast door te nemen.

Meer informatie

Wilt u meer uitleg over hoe u een groot evenement in Huizen kunt organiseren en wat hier allemaal bij komt kijken? Bekijk dan de pagina uitleg bij aanvraag groot evenement.

Vuurwerk

Voor het afsteken van vuurwerk tijdens evenementen heeft u een vergunning nodig.