Participatieplan voor project Kooizand

Herontwikkeling voormalige Zeilschool Huizen: Participatieplan

1. INLEIDING

1.1 AANLEIDING

Het terrein waar ooit de Eerste Huizer Zeilschool gevestigd was, raakte de afgelopen jaren steeds meer in verval. In het collegeprogramma 2022-2026 (punt 3.7.8) is opgenomen de mogelijkheid te onderzoeken om het terrein van de voormalige Huizer Zeilschool van gemeentewege in te vullen, bij voorkeur met een maatschappelijke bestemming. Daartoe is in 2023 en 2024 een haalbaarheidsstudie uitgevoerd om te komen tot het in eigen beheer realiseren van een sociaal ontwikkelbedrijf met als belangrijk doel inwoners met een afstand tot de arbeidsmarkt de mogelijkheid te bieden werkervaring op te doen.

De gemeente komt in de haalbaarheidsstudie, en uitgaande van de randvoorwaarden van de gemeente, uit op een sociale onderneming met ongeveer 27 werkplekken voor mensen die een extra steuntje in de rug nodig hebben. In de haalbaarheidsstudie zijn de activiteiten (horeca, moestuin, nautische activiteiten) uitgewerkt en een eerste schets van de ontwikkeling van de locatie gegeven. In oktober 2023 en juni 2024 zijn er bijeenkomsten geweest met buurtbewoners om de plannen te bespreken. Hier zijn aandachtspunten vanuit de buurt naar voren gekomen.

Op 26 september 2024 heeft de gemeenteraad besloten het plan voor de herontwikkeling terug te trekken omdat is gebleken dat er onvoldoende draagvlak vanuit de omgeving is voor de plannen, onder meer door de (gevreesde) impact op veiligheid en verkeers- en parkeerdruk in de wijk. In een motie is aangegeven dat een nieuwe ronde van participatie met buurtbewoners nodig is. Het college heeft hierbij de opdracht gekregen om een participatietraject met de buurt te organiseren, ondersteund door een externe deskundige, waarbij de plannen voor de herontwikkeling van de locatie centraal staan.

Daarnaast is afgesproken dat het participatietraject moet resulteren in een plan dat uiterlijk in het tweede kwartaal van 2025 wordt gepresenteerd aan de raadscommissie. De raadscommissie beoordeelt vervolgens in hoeverre het plan voldoet aan de randvoorwaarden die zijn opgesteld in de bestuursopdracht. Een nieuw voorstel moet uiterlijk in het derde kwartaal van 2025 worden voorgelegd aan de gemeenteraad.

De gemeente Huizen heeft Bureau Buhrs gevraagd om als externe, onafhankelijke deskundige het participatietraject te begeleiden. We zijn gestart met het opstellen van dit participatieplan in nauwe samenwerking met zowel de gemeente als de buurt. Dit plan vormt de basis voor een transparant en inclusief traject, waarin betrokkenheid en samenwerking centraal staan. We houden rekening met de vooraf vastgestelde kaders, maar het is mogelijk dat we bovenstaande planning met elkaar heroverwegen.

1.2 LEESWIJZER

Dit participatieplan is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk 2 beschrijft het participatieplan zelf, inclusief een korte analyse van de eerdere participatie, de doelen, scope en doelgroepen. In hoofdstuk 3 wordt de aanpak uiteengezet met de principes en fasering van participatie. Hoofdstuk 4 gaat in op de verslaglegging van het proces. De planning volgt in hoofdstuk 5, waarna hoofdstuk 6 de communicatiestrategie beschrijft.

2.    PARTICIPATIEPLAN

2.1 EERDERE PARTICIPATIE

Hoewel er in het traject van het opstellen van het haalbaarheidsonderzoek participatie heeft plaatsgevonden, heeft dit eerder gezorgd voor verkeerde verwachtingen en teleurstelling dan voor het beoogde draagvlak. Omwonenden delen de wens om iets moois te maken van de locatie, maar er zijn verschillende zorgen geuit via inspraak in de raad. Deze zorgen betreffen vooral de impact op de leefomgeving, verkeersveiligheid, onvoldoende betrokkenheid van omwonenden en financiële haalbaarheid. De belangrijkste kritiek was het te laat betrekken van de buurt bij de planvorming. Buurtbewoners vinden de huidige plannen te grootschalig en benadrukken dat de plek te slecht bereikbaar is voor het plan van de gemeente. Ook verwijzen ze naar de kustvisie, die ruimte biedt voor nautische activiteiten met ondersteunende kleine horeca, zoals een kiosk, wat volgens hen niet strookt met het huidige plan voor een groot restaurant en ontwikkelbedrijf.  

In onze ogen had het bepalen van de scope en het duidelijk aangeven van de kaders voor de participatie beter gekund. De gemeente heeft onvoldoende in de gaten gehad wat de impact van ‘alleen nog maar’ het onderzoeken van de haalbaarheid van een sociaal ontwikkelbedrijf heeft gehad voor de buurt, die zich geconfronteerd voelde met ‘inrichtingsplannen die al vast stonden’. In een participatieplan moet daarom duidelijk worden geformuleerd waarover de participatie plaatsvindt, wat vast ligt en wat niet, en in wat voor soort plannen de input vanuit de participatie landt. Het voorliggende participatieplan moet zorgen voor deze duidelijkheid en overeenstemming hierover tussen gemeente en inwoners.

2.2 DOEL

Het doel van de participatie is om het plan voor de herontwikkeling van de locatie van de voormalige zeilschool in Huizen te verrijken door (het perspectief van) de buurt te betrekken. De gemeente heeft de ambitie om op deze locatie mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te ondersteunen, terwijl de buurtbewoners, naast de ambitie voor een sociale invulling, het belang benadrukken van kleinschaligheid en behoud van de leefomgeving. Dit participatieplan beschrijft hoe we beide groepen betrekken bij de ontwikkeling van het plan.
Het verrijken van het plan is het hoofddoel van de participatie. 

Dat doen we door:

• Wederzijds begrip creëren: Zorgen dat alle doelgroepen de doelen en mogelijkheden van de herontwikkeling van de zeilschool begrijpen.
• Inbreng van belangen en ideeën: Bewoners en gemeente in staat stellen hun belangen, zorgen en suggesties te delen.
• Samenwerking bevorderen: Gezamenlijk zoeken naar oplossingen die tegemoetkomen aan de behoeften van alle partijen.
• Heldere besluitvorming: Transparante communicatie over hoe input wordt verwerkt en hoe besluiten worden genomen.

Dat hierbij het draagvlak voor de plannen wordt vergroot is een mooie bijvangst. Maar (100%) draagvlak is zeker geen garantie. Er kunnen altijd inwoners ‘tegen’ zijn. Belangrijk is dat zij hun belangen en ideeën hebben kunnen inbrengen, zodat de gemeenteraad een afweging kan maken van alle belangen en een besluit kan nemen (in het algemeen belang).

2.3 SCOPE

De participatie gaat over de plannen voor de herontwikkeling van de locatie van de voormalige zeilschool. Dit gaat dus verder dan haalbaarheidsonderzoek voor een sociaal ontwikkelbedrijf. Het realiseren van de maatschappelijke opgave om gevarieerde werkplekken te realiseren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, door een sociaal ontwikkelbedrijf, is een belangrijke doelstelling van de gemeente. Daarnaast is een doelstelling van de buurt een aangename, veilige verblijfsplek te creëren op de locatie. Het is dus een gezamenlijke zoektocht naar een invulling van de locatie, die zowel past bij de ambitie en randvoorwaarden van de gemeente, als de buurt. Hiermee wordt de scope breder en integraler dan dat die voorheen was. De ruimtelijke component wordt belangrijker en halen we naar voren. Mogelijk is er expertise nodig voor (her)ontwikkeling, landschapsontwerp, verkeer en vervoer, etc. Ook moet worden nagedacht over de (plan)vorm waarnaartoe wordt gewerkt. We kunnen ons voorstellen dat dit een omgevingsplan is, waarnaartoe wordt gewerkt via een schetsontwerp, voorlopig ontwerp en definitief ontwerp. In lijn hiermee is het ons advies om de financiële haalbaarheid en de impact op verkeer en parkeren gelijk mee te nemen in de planvorming (‘rekenen én tekenen’), om zo te voorkomen dat het plan achteraf alsnog van tafel moet.  

Randvoorwaarden

In het participatietraject is één van de eerste stappen het gezamenlijk verkennen van de randvoorwaarden en belangen van zowel de gemeente als de omgeving. De randvoorwaarden uit de bestuursopdracht zijn in de motie van de gemeenteraad weergegeven en blijven leidend voor de betrokkenheid van de gemeente bij de herontwikkeling van de locatie. Deze randvoorwaarden omvatten (overgenomen uit de motie):

1. Balans tussen maatschappelijk effect en risico’s: Het plan dient een maatschappelijk effect te hebben dat in redelijke verhouding staat tot de risico’s die de gemeente bereid is te dragen.
2. Nautische en recreatieve focus: De aangeboden diensten moeten nautische en outdoor activiteiten omvatten hierbij is plaats voor ondersteunende horeca.
3. Aangename verblijfsplek: Er wordt een prettige plek gecreëerd voor watersport, recreatie (wandelen, fietsen) en horecabezoekers.
4. Toegankelijkheid en seizoensgebonden bewoning: Het gebied blijft openbaar toegankelijk, en bewoning wordt beperkt tot seizoensgebonden verblijf indien noodzakelijk voor de bedrijfsvoering.
5. Duurzame bouw en Huizer identiteit: Beperkte bouwwerken worden toegestaan als deze duurzaam zijn, met oog voor de Huizer identiteit en groene elementen.
6. Betrokkenheid van de buurt: De buurt wordt betrokken bij de ontwikkeling, met oog voor draagvlak en een prettige omgeving.

Naast de randvoorwaarden en belangen van de gemeente gaan we op zoek naar de randvoorwaarden en belangen van de omgeving, en andere doelgroepen. Belangen zoals kleinschaligheid, beperken van de verkeers- en parkeeroverlast en het behoud van de groene omgeving zijn eerder genoemd, bijvoorbeeld in een rapport opgesteld door omwonenden (sept 2024). Ook zijn er beleidsstukken en onderzoeken die randvoorwaarden bevatten. We zullen deze samen verkennen en bespreken. Doel is dat we verder komen dan standpunten (voor/tegen) en de achterliggende belangen (waarom is dit belangrijk?) met elkaar delen.

2.4 DOELGROEPEN, ROL EN PARTICIPATIENIVEAU

De gemeente Huizen vindt het belangrijk om rekening te houden met alle doelgroepen bij de herontwikkeling van de voormalige zeilschool. In het participatiebeleid van de gemeente Huizen staat dat het streven een balans tussen het algemeen belang en individuele wensen van inwoners is. De verschillende doelgroepen hebben hierbij hun eigen belangen, wensen en zorgen die we zorgvuldig meenemen in de planvorming. Om duidelijkheid te scheppen over wat de rol is van elke doelgroep, zijn de doelgroepen onderverdeeld in verschillende participatieniveaus.

We maken onderscheid in de volgende participatieniveaus. Deze niveaus zijn gebaseerd op de beleidsnota Participatie van de gemeente Huizen:  

1. Informeren: De gemeente houdt mensen op de hoogte van wat er gebeurt. (Formeel geen participatie)
2. Raadplegen: De gemeente vraagt wat mensen ervan vinden. Dit gebeurt bijvoorbeeld via bijeenkomsten, vragenlijsten of inloopmomenten. De gemeente luistert naar deze meningen, ervaringen en ideeën, maar hoeft ze niet per se over te nemen.
3. Adviseren: Mensen mogen zelf met problemen en oplossingen komen. De gemeente neemt deze adviezen serieus, maar mag er wel vanaf wijken als ze daar goede redenen voor heeft.
4. Coproduceren: De gemeente werkt samen met mensen aan oplossingen. Als ze samen iets bedenken, voert de gemeente dit ook echt uit.
5. (Mee)beslissen: Mensen mogen zelf beslissen wat er gebeurt. De gemeente voert uit wat zij besluiten.

Hieronder volgt een overzicht van de voor dit project belangrijkste doelgroepen en het participatieniveau. We bepalen gezamenlijk met de gemeente en de Werkgroep in wording wie precies tot welke doelgroep behoort (evt. aan de hand van een kaartje).

Direct omwonenden – Adviseren/Coproduceren

Direct omwonenden, wonend in de straten rondom de ontwikkellocatie, uitkijkend op het gebied van de voormalige zeilschool, ervaren de meeste impact van de ontwikkeling, zoals veranderingen in leefomgeving, verkeer en rust. Zij zijn, met hun gebiedskennis en nauwe betrokkenheid cruciaal voor het verrijken van het plan. 

De buurtbewoners (bredere omgeving) - Raadplegen

Bewoners van omliggende buurt maken gebruik van de omgeving en kunnen zorgen of wensen hebben over de herontwikkeling. Hun betrokkenheid versterkt de verbinding tussen het project en de gemeenschap.

Gebruikers – Raadplegen

Gebruikers zijn (potentiële) bezoekers, recreanten en gebruikers van de nieuw te ontwikkelen plek. Zij hebben mogelijk suggesties en aandachtspunten voor de herontwikkeling met oog op het toekomstig gebruik van de voorzieningen.

Inwoners van Huizen (brede publiek) - Informeren

Alle inwoners van Huizen vormen het brede publiek. Als inwoners van de gemeente hebben zij indirect belang bij de ontwikkeling van deze locatie. Ze worden geïnformeerd over de voortgang en plannen zodat ze op de hoogte blijven van belangrijke ontwikkelingen in hun gemeente.

Gemeente Huizen – Coproduceren, Beslissen

Beleidsmakers en projectleiders brengen expertise in op hun vakgebied, zien toe op de (beleid)kaders van het plan en dragen verantwoordelijkheid voor de uitvoering. Het college draagt de bestuurlijke verantwoordelijkheid, en de gemeenteraad (bevoegd gezag) neemt het besluit over de plannen (omgevingsplan).

Doelgroep sociaal ontwikkelbedrijf (mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt) – Raadplegen

De doelgroep is de kern van de sociale ambitie van het project. Hun behoeften en wensen moeten een plek krijgen in het ontwerp en de functionaliteit van de herontwikkeling van de zeilschool. Dat kan via maatschappelijke organisaties of experts die de belangen van deze doelgroep kennen en vertegenwoordigen, zoals Zicht op Werk.

Lokale ondernemers – Raadplegen

Ondernemers in de buurt (horeca, winkels) kunnen profiteren van of zorgen hebben over de ontwikkeling. Samenwerking kan economische kansen vergroten en zorgen wegnemen. 

2.5 ORGANISATIE

Voor het project stellen wij de volgende organisatiestructuur voor. Aan het begin van het participatieproces maken we dit in samenspraak met de gemeente en de werkgroep in wording concreet, inclusief de deelnemers per groep, de tijdsbesteding, rol en frequentie van samenwerken.

De expertgroep, projectgroep en werkgroep sluiten afhankelijk van de inhoud van de sessie aan. Bij een sessie waarbij de concepten worden uitgewerkt sluit bijvoorbeeld de expertgroep aan om mee te denken over verkeer, veiligheid of groen.

Stuurgroep

Hierin nemen de bestuurlijk portefeuillehouder(s) van gemeente Huizen, de ambtelijk opdrachtgever en de projectleider deel.

Projectgroep

De projectgroep levert vanuit verschillende beleidsdisciplines de inhoudelijke input om tot oplossingen te komen. De projectgroep wordt geleid door de projectleider.

Expertgroep

Deze groep onafhankelijke externe adviseurs/professionals en experts levert input en inspiratie voor het ontwikkelen van oplossingen. Dit kunnen experts zijn op verschillende thema’s zoals verkeer, veiligheid of groen. De projectgroep en werkgroep bepalen samen welke experts worden uitgenodigd.

Werkgroep

Deze groep bestaat uit een aantal direct omwonenden die tijdens het proces intensief meedenken en coproduceren.

Idealiter blijft de samenstelling van de groepen grotendeels hetzelfde gedurende het traject, zodat er geen kennis verloren gaat. Echter kan de samenstelling aangepast worden om de druk op omwonenden te verlagen of om de groep beter te laten passen bij de fase, door bijvoorbeeld extra creatieve mensen in de latere fasen erbij te betrekken. 

3. AANPAK

In dit hoofdstuk wordt het voorgaande vertaald in een concrete strategie en aanpak voor de participatie. Onderdeel van de strategie zijn de principes, werkvormen en instrumenten die aansluiten bij de doelgroep en situatie. Bij deze aanpak maakt Bureau Buhrs gebruik van het zelf ontwikkelde raamwerk ‘gestructureerde onzekerheid’, zie bijlage 1.

3.1 PRINCIPES PARTICIPATIE

Het proces richt zich op het ontwikkelen van een breed gedragen plan voor de voormalige zeilschool in Huizen. Hierbij worden zowel de gemeentelijke ambitie om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te ondersteunen als de zorgen van buurtbewoners over grootschaligheid, drukte en behoud van de leefomgeving meegenomen. Dit gebeurt door gezamenlijk belangen in kaart te brengen, vertrouwen op te bouwen en oplossingen te zoeken die voor iedereen voordelen bieden. Met behulp van creatieve en participatieve werkvormen worden de doelgroepen actief betrokken om samen oplossingen te ontwerpen die aansluiten bij hun behoeften en de lokale situatie én die passen binnen de randvoorwaarden van de gemeente.

Voor een effectieve participatie is het belangrijk om:

• Heldere structuur en planning te bieden;
• Ruimte te maken voor zowel feitelijke informatie als sociale interactie en interactieve groepsgesprekken;
• Een positieve, constructieve sfeer te creëren waarbij verschillende perspectieven kunnen worden gedeeld.

3.2 FASERING PARTICIPATIE EN PARTICIPATIE ACTIVITEITEN

We hebben het participatieproces opgedeeld in de volgende 4 fasen en met bijbehorende participatie activiteiten:

Fase 1: Vertrouwen & kaders

In de eerste fase draait alles om het opbouwen van vertrouwen en het scheppen van helderheid over het proces. Dit is de fundering van een succesvol participatietraject. Gezamenlijk worden de kaders, doelen en randvoorwaarden van het project verder vastgesteld. We informeren hoe en in welke mate de doelgroepen kunnen meedenken en/of meedoen.

Activiteiten

In de eerste fase organiseren we een bijeenkomst om ervoor te zorgen dat de kaders helder zijn en iedereen goed geïnformeerd is over het proces. We doen dat in twee stappen: een kick-off met de werkgroep, projectgroep en stuurgroep en een brede bijeenkomst.

1. Kick-off-bijeenkomst - Tijdens deze sessie bespreken we het proces, de doelen en de planning. Dit biedt een laagdrempelige manier om kennis te maken met het project en elkaar. We maken afspraken over hoe we met elkaar omgaan, welke waarden belangrijk zijn en hoe we communiceren.
   Doelgroep: We nodigen voor deze Kick-off- bijeenkomst de stuurgroep, projectgroep & (voorlopige) werkgroep uit.
2. Randvoorwaarden sessie - Na de kick-off bijeenkomst wordt een interactieve sessie georganiseerd waarin deelnemers samen brainstormen over de randvoorwaarden van het project. Samen worden deze randvoorwaarden geprioriteerd. De resultaten worden gebruikt om de kaders van het project verder scherp te stellen. Doelgroep: We nodigen voor deze randvoorwaarden sessie de stuurgroep, projectgroep & werkgroep uit.
3. Brede bijeenkomst - In een brede bijeenkomst in de vorm van een inloopbijeenkomst worden alle doelgroepen geïnformeerd over het aanstaande participatietraject, de kaders en de randvoorwaarden. Zij worden uitgenodigd om te reageren en hun interesse in (betrokkenheid bij) het vervolg kenbaar te maken. Op basis van deze interesse wordt de uiteindelijke werkgroep gevormd. Zowel de gemeente als de werkgroep zijn ‘gastheer’ van deze bijeenkomst. Doelgroep: We nodigen voor deze brede bijeenkomst alle doelgroepen uit. Betrokken in voorbereiding/uitvoering: Stuurgroep, projectgroep & (voorlopige) werkgroep. 

Uitkomst fase 1

De doelgroepen zijn goed geïnformeerd over het proces met duidelijk gedefinieerde doelstelling, randvoorwaarden en uitgangspunten. De werkgroep voor het project is gevormd.  

Fase 2: Belangen & behoeftes 

In de tweede fase gaan we op zoek naar de zorgen, behoeften en ambities van de doelgroepen. Door middel van creatieve en participatieve methodieken brengen we in kaart wat de belangrijkste belangen zijn en waar kansen liggen. Deze fase helpt om verschillende perspectieven samen te brengen en een gedeeld inzicht te creëren in de uitdagingen en mogelijkheden van de herontwikkeling.

Activiteiten

In deze fase halen we belangen en behoeftes op. Dit doen we door breed op te halen in een enquête, vervolgens gaan we de diepte in tijdens interviews en komen we gezamenlijk tot inzicht in de belangen en behoeftes in een empathie sessie.

1.    Online enquête: ophalen belangen en behoeftes 

Door middel van een online enquête halen we belangen en behoeftes op. Zo geven we iedereen een kans om al voordat we aan de slag gaan input te leveren. 

Doelgroep: We nodigen voor de enquête alle doelgroepen uit (brede publiek). We maken wel onderscheid in directe (buurtbewoners) of indirecte betrokkenheid door te vragen naar adres.

Betrokken in voorbereiding/uitvoering: Projectgroep & werkgroep

2.    Diepte-interviews 

Om de diepte in te gaan over de verschillende belangen en behoeftes voeren we een aantal diepte-interviews. In deze interviews gaan we in gesprek met de verschillende doelgroepen en halen we op wat hun belangen zijn. 

Doelgroep: We nodigen voor de interviews een aantal direct omwonenden, portefeuillehouders, externe experts en maatschappelijke organisaties (doelgroep Sociaal ontwikkelbedrijf) uit. 

Betrokken in voorbereiding/uitvoering: Projectgroep & werkgroep selectie en voorbereiding, uitvoering (afnemen interviews) door Bureau Buhrs.

3.    Werksessie

De enquête en diepte-interviews vormen input voor een werksessie. In deze sessie gaan we samen in gesprek over de verschillende belangen en behoeftes van alle doelgroepen.

Opzet

• Delen van inzichten uit enquête en diepte-interviews.
• Empathiemapping; Deelnemers werken in kleine groepen aan het opstellen van persona’s die verschillende typen doelgroepen representeren. Voor elke persona worden behoeften, zorgen, doelen en mogelijke uitdagingen genoteerd. Dit helpt om de diversiteit van belangen zichtbaar te maken en begrip te kweken tussen verschillende groepen.
• Belangenmatrix: Deelnemers werken in kleine groepen aan het opstellen van een belangenmatrix waarin ze per doelgroep en/of thema het belang omschrijven. De focus ligt hierbij op het ‘waarom’ en niet op het voor of tegen zijn. 

Doelgroep: We nodigen voor deze sessie de projectgroep, de werkgroep en de expertgroep uit.

Betrokken in voorbereiding/uitvoering: Projectgroep & werkgroep.

Uitkomst fase 2

Overzicht van de belangen en behoeftes van de verschillende doelgroepen.

Fase 3: Co-productie van oplossingen 

Tijdens deze fase werken buurtbewoners, gemeente en experts samen aan concrete oplossingen. Het draait hier om het gezamenlijk ontwerpen van concepten die tegemoetkomen aan de wensen en zorgen van alle partijen. Deze fase kenmerkt zich door samenwerking en creativiteit, waarbij deelnemers samen oplossingen ontwikkelen en ook samenwerken in het doen van onderzoek naar de haalbaarheid van deze oplossingen.

Activiteiten

In deze fase gaan we samen aan de slag om tot een ontwerp te komen voor de herontwikkeling van de Zeilschool.

We organiseren een drietal sessies waarin we van ideeën toewerken naar uitgewerkte concepten. Door middel van een enquête halen we vervolgens nog breder feedback op over de concepten. Met deze input wordt vervolgens een schetsontwerp gemaakt. Deze wordt tijdens een inloopbijeenkomst gepresenteerd waarna feedback over het ontwerp wordt verzameld die als input dient voor het definitieve ontwerp.  

1.    Sessie: Ideeën genereren
In deze sessie gaan we samen de verschillende doelgroepen oplossingsrichtingen ontwikkelen die tegemoetkomen aan de belangen van alle partijen.

Opzet:

• Kleinschalige workshops in groepen.
• Gebruik van visuele tools (zoals LEGO, moodboards of schaalmodellen).
• Resultaat geprioriteerde oplossingsrichtingen. 

Doelgroep: Projectgroep, werkgroep & expertgroep.

2.    Sessie: Haalbaarheid toetsen 
In deze sessie gaan we samen kijken naar de haalbaarheid van de oplossingsrichtingen en wat daarvoor nodig is.

Opzet: 

• Joint fact finding; samen onderzoeken wat de haalbaarheid is van de verschillende oplossingsrichtingen
• We nodigen experts uit waarmee we in gesprek gaan over de haalbaarheid op verschillende thema’s bijvoorbeeld op het gebied van verkeersveiligheid, financiën en het realiseren van sociale werkplekken.
• Na de sessie gaan verschillende partijen een de slag met het verder uitwerken/ onderzoeken van de haalbaarheid. 

Doelgroep: Projectgroep, werkgroep & expertgroep.

3.    Sessie: Concepten uitwerken 
In deze sessie bespreken we gezamenlijk de uitkomsten van de haalbaarheid en werken we de oplossingsrichtingen verder uit in concepten.

Opzet: 

• Delen resultaten uit gezamenlijke haalbaarheidsstudie.
• Kleinschalige workshops in groepen.
• Resultaat zijn verder uitgewerkte concepten. 

Doelgroep: Projectgroep, werkgroep & expertgroep.

4.    Inloopbijeenkomst: Concepten en feedback
De eerste concepten worden gepresenteerd aan alle doelgroepen. Vervolgens gaan we samen in gesprek over de concepten en halen we feedback op.

Opzet:

• Informele opzet met presentatiepanelen.
• Reactiemogelijkheden via gesprekken en formulieren.
• Parallel een mogelijkheid om online (via enquête/flitspeiling) te reageren als men niet aanwezig kan zijn bij de bijeenkomst.
• Indien nodig de mogelijkheid om een extra bijeenkomst op een andere moment te organiseren om iedereen de gelegenheid te geven te reageren. 

Doelgroep: We nodigen voor deze inloopbijeenkomst alle doelgroepen uit. 

Betrokken in voorbereiding en uitvoering: Stuurgroep, projectgroep & werkgroep.

Uitkomst fase 3

Concepten voorzien van feedback met daarbij gezamenlijke inzichten in haalbaarheid van de oplossingen.

Fase 4: Resultaat en besluitvorming  

In de laatste fase wordt het definitieve concept gepresenteerd en vindt de afronding van het proces plaats. Alle doelgroepen krijgen de kans om feedback te geven op het voorgestelde conceptplan en hun vragen en opmerkingen te delen. Uiteindelijk zal er door de gemeenteraad een besluit worden genomen over de herontwikkeling van de Zeilschool. Transparantie staat centraal: hoe is de input verwerkt, waarom zijn bepaalde keuzes gemaakt en wat is het uiteindelijke resultaat.

Activiteiten

In de laatste fase organiseren we een informatiebijeenkomst over het resultaat van het voorgaande proces.

Informatiebijeenkomst: conceptplan 
Het conceptplan wordt gepresenteerd, waarbij wordt uitgelegd hoe eerdere input is verwerkt en waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Vervolgens is er ruimte voor vragen en opmerkingen. We bespreken wat de vervolgenstappen zijn in het proces en hoe de verdere besluitvorming zal verlopen. We sluiten af met een evaluatie.

Opzet:

• Inloopbijeenkomst met panelen.
• Mogelijkheid tot gesprek, vragen en opmerkingen.
• Evaluatie van het proces.
• Indien nodig de mogelijkheid om een extra bijeenkomst op een andere moment te organiseren om iedereen de gelegenheid te geven te reageren.  

Doelgroep: We nodigen voor deze informatiebijeenkomst alle doelgroepen uit. 

Betrokken in voorbereiding en uitvoering: Stuurgroep, projectgroep & werkgroep.

Uitkomst fase 4

Een besluit over het conceptplan en een evaluatie van het participatieproces.

4. VERSLAGLEGGING  

We documenteren het hele participatieproces in een helder participatieverslag. Elke bijeenkomst komt in het verslag met:

Opzet van de bijeenkomst

• Besproken onderwerpen
• Verzamelde input
• Gemaakte afspraken
• Aanwezigen

Alle input wordt overzichtelijk geordend en openbaar gemaakt in een toegankelijk document, waarin duidelijk staat welke punten we meenemen, hoe we ze verwerken en waarom we bepaalde suggesties niet overnemen. Via nieuwsbrieven en bijeenkomsten houden we iedereen op de hoogte van de voortgang. Het participatieverslag wordt gedeeld met alle deelnemers en vormt de basis voor verdere besluitvorming, wat laat zien hoe de participatie heeft bijgedragen aan een plan dat aansluit bij ieders behoeften én de beleidskaders.

5. PLANNING 

We hebben een voorlopige planning opgesteld om een duidelijk beeld te geven van het verloop en de volgordelijkheid van het participatieproces in de tijd. De grijze kolommen geven de schoolvakanties weer. Tussentijds is er mogelijk meer tijd nodig voor het verder onderzoeken van onderwerpen of het verder uitwerken van oplossingen. We bepalen gezamenlijk (met werkgroep en gemeente) wanneer en hoe we de planning bijstellen.

Fase 1 vertrouwen en kaders

• Kick-off bijeenkomst: weeknummer 10
• Sessie: Uitgangspunten en randvoorwaarden: weeknummer 11
• Brede bijeenkomst: weeknummer 12
• Opleveren uitgangspunten & randvoorwaarden: weeknummer 13

Fase 2 belangen en behoeftes

Online enquête: belangen en behoeftes: weeknummer 12, 13 en 14

Diepte-interviews: weeknummer 14 en 15

Sessie: Empathie en belangen: weeknummer 16

Opleveren behoeftes & belangen: weeknummer 16

Fase 3

Sessie: Ideeën genereren: weeknummer 17

Sessie Haalbaarheid toetsen: weeknummer 20

Haalbaarheid toetsen: weeknummer 20 t/m 26

Sessie: Concepten uitwerken: weeknummer 23

Concepten uitwerken: weeknummer 23, 24, 25 en 26

Inloopbijeenkomst: feedback concepten: weeknummer 25

Online enquête: feedback concepten: weeknummer 25 en 26

Opleveren concepten: weeknummer 27

Fase 4 conceptplan

Uitwerken conceptplan: weeknummer 27, 28, 36, 37 en 38

Informatiebijeenkomst conceptplan: weeknummer 38

Opleveren conceptplan: weeknummer 39 en 40 

6. COMMUNICATIESTRATEGIE

6.1 INLEIDING

Een effectieve communicatiestrategie is essentieel voor een succesvol participatietraject. Het zorgt ervoor dat alle doelgroepen op de hoogte zijn, hun stem kunnen laten horen en zich gehoord voelen. In dit hoofdstuk geven we advies over de uitgangspunten voor de communicatie, zoals inclusiviteit en helderheid. Daarnaast worden de communicatiemiddelen beschreven die we inzetten om de doelgroepen optimaal te betrekken bij de herontwikkeling van de zeilschool.

Voor het participatietraject hanteren we de volgende communicatiedoelstellingen:

• Mensen uitnodigen om deel te nemen aan het participatietraject
• Mensen informeren over verloop participatietraject

Om te waarborgen dat iedereen op de hoogte is en de communicatie ook helder is, raadplegen we voordat er gecommuniceerd wordt zowel de werkgroep als de projectgroep. De afzender van de brede communicatie is de gemeente Huizen. Gerichte uitnodigingen voor de sessies komen vanuit Bureau Buhrs als onafhankelijk voorzitter.

6.2 UITGANGSPUNTEN COMMUNICATIE 

• Iedereen op de hoogte: zowel de direct betrokken buurtbewoners als de buurt daaromheen en de rest van Huizen dient op de hoogte te zijn van wat er speelt en hoe men mee kan denken, om verassingen achteraf te voorkomen en iedereen de kans te geven om mee te denken.
• Inclusieve communicatie: het is belangrijk dat we iedereen aanspreken in de communicatie en dat iedereen die mee wil doen dat kan. Daarom hebben we extra aandacht voor inclusieve communicatie.
• We zorgen ervoor dat beeld- en taalgebruik voor iedereen toegankelijk is. 

We houden rekening met mensen met beperkte taal- en digitale vaardigheden door o.a.: 

• Gebruik van heldere taal (B1) en simpel beeld.
• Gebruik van rijke communicatiemiddelen (liefst waar interactie mogelijk is of een contactpersoon bij staat voor vragen).
• Werken met sleutelpersonen in het sociale netwerk (contacten benutten bij wijk/maatschappelijke organisaties).
• Herkennen en erkennen van weerstand.
• Het persoonlijk en dichtbij houden.

6.3 COMMUNICATIEMIDDELEN 

Voor een effectief participatietraject rond de herontwikkeling van de voormalige zeilschool in Huizen is een duidelijke communicatiestrategie essentieel. We zorgen ervoor dat alle doelgroepen op een passende manier worden geïnformeerd en betrokken bij het participatietraject. We zorgen voor:

Directe communicatie 

• Uitnodiging: Persoonlijke brieven/mail aan direct omwonenden
• Uitnodiging: Huis-aan-huis brieven in de omliggende buurt
• Informeren: WhatsApp-groep community (snelle updates en vragen)

Online-communicatie 

• Informeren: Websitegemeente Huizen: webpagina met actuele informatie en FAQ
• Informeren: Digitale nieuwsbrief met aanmeldmogelijkheid
• Werving & Informeren: Berichten via lokale Facebook-groepen
• Informeren: Sociale mediakanalen gemeente Huizen

Lokale zichtbaarheid

• Uitnodiging: Posters in de omliggende buurt
• Informeren: Persberichten in lokale media
• Werving & Informeren: Informatiebord bij de brug/Kooizand met een QR-code 

Communicatie binnen de gemeente 

Voor deze groep ligt de nadruk op projectvoortgang, besluitvorming en procesmanagement.

Interne communicatie:

• regelmatige projectupdates via interne kanalen
• Voortgangsrapportages voor gemeenteraad
• Interne briefings voor betrokken afdelingen
• Formele communicatie
• Officiële bekendmakingen via gemeentelijke website
• Gemeentelijke sociale mediakanalen

BIJLAGE 1. STAPPENPLAN PARTICIPATIE

Voor participatietrajecten werkt Bureau Buhrs met het zelf ontwikkelde raamwerk ‘gestructureerde onzekerheid’. Het raamwerk biedt handvatten om de opgave helder te krijgen en daarna keuzes te maken die passen bij de specifieke situatie. De vragen dwingen om stap voor stap de belangrijkste uitgangspunten te overwegen, om zodoende tot een passende participatiestrategie te komen voor elke opgave. Om te komen tot dit plan is het volgende stappenplan gebruikt.

1. In welke fase bevindt het proces zich? Voorbereiding, ontwikkeling, besluitvorming en uitvoering.
2. Wat wilt u bereiken met participatie? Beter beleid/project, beter proces, meer armslag, betere relatie met externe partners, meer draagvlak en beter imago.
3. Wordt aan de randvoorwaarden voldaan? Voldoende participatieruimte, geschikte problematiek en inzicht in belevingswerelden doelgroep(en)
4. Welk type participatie past daarbij? Informatie inspraakmodel, toetsmodel, meedenkmodel, co-productiemodel en zelfbeslissingsmodel
5. Wat wordt dan de rol van de burger? (Mee) weten, (mee) denken en (mee) beslissen.